De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) houdt toezicht op de veiligheid van voedsel en consumentenproducten, dierenwelzijn en de bescherming van de natuur. Om dat toezicht goed uit te voeren, verwerkt de NVWA dagelijks grote hoeveelheden informatie, meldingen en aanvragen.
Digitale formulieren spelen daarin een belangrijke rol. Ze zorgen ervoor dat informatie volledig en gestructureerd binnenkomt en vervolgens verder verwerkt kan worden in de systemen van de NVWA.
De uitdaging
Binnen de NVWA waren veel verschillende formulieren in gebruik, vaak ontwikkeld voor een specifieke afdeling, gebeurtenis of proces. Die versnippering maakte het beheer complex. Ook moesten vergelijkbare wijzigingen regelmatig op meerdere plekken worden doorgevoerd.
De ambitie was daarom om specifieke formulieren waar mogelijk samen te brengen in generieke formulieren. Eén formulier moest verschillende situaties kunnen ondersteunen en op basis van de situatie automatisch de juiste vragen en vervolgstappen tonen.
Tegelijkertijd moesten de formulieren voldoen aan vastgelegde berichtspecificaties en kunnen communiceren met bestaande én nieuwe systemen. En natuurlijk moesten ze vooral prettig en eenvoudig werken voor de mensen die ermee werken.
Onze bijdrage
Met TriplEforms hebben we samen met de NVWA een slimme en herbruikbare formulierenstructuur opgezet. De formulieren zijn gekoppeld aan verschillende datasystemen. Hierdoor kunnen gegevens automatisch worden opgehaald, verwerkt en doorgestuurd naar bijvoorbeeld zaaksystemen.
Daarbij kiezen we waar mogelijk voor standaardoplossingen. Alleen waar het proces daarom vraagt, voegen we specifieke logica of maatwerk toe. Zo blijft de oplossing beheersbaar en kunnen formulieren relatief eenvoudig worden aangepast.
Een belangrijk deel van ons werk zit in de samenwerking met de verschillende afdelingen binnen de NVWA. Iedere afdeling heeft eigen processen, wensen en eisen. We vertalen die naar oplossingen die niet alleen voor één afdeling werken, maar waar mogelijk breder binnen de organisatie kunnen worden ingezet.
Juist de combinatie van complexe formulierlogica, systeemintegraties en kennis van de processen maakt het mogelijk om snel te schakelen. Soms kan een nieuwe oplossing daardoor binnen enkele dagen in gebruik worden genomen.
Het resultaat
De NVWA kan formulieren steeds generieker inzetten en aansturen. In plaats van voor iedere situatie een afzonderlijk formulier te ontwikkelen, kan dezelfde basis voor meerdere processen en gebeurtenissen worden gebruikt.
Dat maakt de organisatie flexibeler. Verandert wet- en regelgeving, beleid of een intern proces, dan kunnen formulieren sneller worden aangepast zonder telkens opnieuw te hoeven beginnen.
Ook de digitale afhandeling van meldingen en aanvragen verloopt soepeler. Gegevens komen gestructureerd binnen en kunnen automatisch worden doorgegeven aan achterliggende systemen. Dat vermindert handmatig werk en verkleint de kans op fouten.
Daarnaast zijn binnen het team duidelijke afspraken gemaakt over ontwikkeling, beheer en wijzigingen. Daardoor is er meer grip op het proces en kan de NVWA sneller inspelen op veranderingen.
Waarom dit project trots maakt
Het mooie aan dit project is dat het resultaat direct zichtbaar is in de dagelijkse praktijk. Inspecteurs en medewerkers gebruiken de formulieren om allerlei zaken digitaal af te handelen.
Daarmee maken we niet alleen processen binnen de NVWA slimmer en eenvoudiger. Goede informatievoorziening helpt inspecteurs om hun werk goed te doen en helpt de NVWA om wet- en regelgeving effectief uit te voeren.
Zo draagt techniek die op het eerste gezicht vooral over formulieren en koppelingen gaat uiteindelijk bij aan iets veel groters: veilig voedsel, veilige producten, dierenwelzijn en bescherming van de natuur in Nederland.
